Pourquoi adopter un logiciel de gestion de l’impression et de scan de flux documentaires dans son entreprise ?

Les dirigeants d’entreprises doivent faire face à plusieurs défis concernant les flux documentaires au sein de leur organisation : sécurité, traçabilité, disponibilité, productivité, économique, environnemental.

Les documents en entreprise ne cessent d’augmenter d’année en année. Ces documents contiennent certaines informations sensibles. Le flux de scans augmente et continuera d’augmenter avec la transformation digitale impérative dans chaque organisation.

Sur l’aspect économique, la gestion des documents coûte entre 3 et 5% du chiffre d’affaires pour une entreprise dont 50% pour la partie impression. Les mauvais usages des collaborateurs, les documents imprimés plusieurs fois, les erreurs de réglage d’impression nécessitant de réimprimer, les impressions oubliées à la sortie d’un système d’impression, imprimer en couleur par défaut coûtant 10 fois plus cher qu’en Noir et Blanc. Un logiciel comme Uniflow permet de mettre en place une politique d’impression pour l’ensemble des collaborateurs avec des droits d’impression, des quotas. De plus, une méthode simple pour ne déclencher l’impression des documents que si le collaborateur la déverrouille permettant d’éviter les impressions orphelines avec pour bénéfice un volume global diminué de 20 à 30% et de sécuriser l’information des documents en n’ayant jamais d’impressions abandonnées en sortie d’un système.

La mise en place d’une politique d’impression contribue à agir pour l’environnement. Moins imprimé, c’est moins consommer en énergie, en papier et en encre.

La numérisation devient une fonctionnalité majeure pour chaque organisation. La transformation digitale progressive nécessite de scanner de plus en plus. UniFlow permet d’offrir un accès direct à l’espace de chaque collaborateur après s’être authentifier. Ceci permet de sécuriser l’accès aux outils d’entreprise (comme un téléphone) et apporte une simplicité d’utilisation. La sécurité est accrue grâce à UniFlow en paramétrant des processus définis pour chaque service comme scanner en PDF avec OCR ou en PDF compact en 300 dpi, envoyer un document dans une armoire digitale comme un dossier RH ou dossier clients.

Mais au-delà de mettre en place une gouvernance documentaire et d’impressions, UniFlow vous protège. Se faire hacker cela peut coûter cher, voire très cher pour votre organisation !

Alors réfléchissez bien avant de choisir votre solution de gestion d’impression et de scan de flux documentaires. Jouez la sécurité et la sérénité avec uniFlow online sur vos systèmes d’impression Canon pour être tranquille. NT-ware, société du groupe Canon, éditeur de la solution logicielle uniFLOW Online, a obtenu en mai la certification ISO 27001. Celle-ci lui a été attribuée suite à un audit réalisé par l’organisme de normalisation British Standards Institution (BSI). La norme ISO 27001 est une norme internationale décrivant les bonnes pratiques de sécurité à suivre dans le cadre de la création d’un système de gestion.

Cette certification assure la gestion responsable de données confidentielles des utilisateurs par NT-ware dans le cadre de l’utilisation d’uniFLOW Online.

Elle repose sur les 4 critères suivants :

▪ Assurer la disponibilité des informations et des services #cloud #audit #informatique #canon

â–ª Sécuriser l’intégrité des données critiques

▪ Garantir la confidentialité des données sensibles ou des données clients

▪ Assurer la disponibilité et la conformité des preuves légales et autres

Alors dès maintenant adaptez les bonnes pratiques, uniFLOW online votre gain sécuritaire, économique, environnemental et de productivité !

N’hésitez pas à nous contacter : contact@oprint.fr ou en visitant notre site oprint.fr

Bien à vous