La dématérialisation des factures : quels enjeux ?

Qu’entend-on exactement par dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer les factures papier par des factures électroniques.

Il existe deux principaux types de dématérialisation des factures :

• La facturation électronique EDI : les factures sont échangées entre deux systèmes informatiques, sans intervention humaine.
• La facturation électronique par voie de stockage : les factures sont transmises par voie électronique, puis stockées dans un système informatique.

Pour être considérées comme des factures électroniques, les factures doivent respecter certaines conditions :

• Elles doivent être transmises dans un format électronique lisible par machine.
• Elles doivent être signées électroniquement.
• Elles doivent être archivées électroniquement.

Pourquoi la dématérialisation des factures est-elle devenue un enjeu clé en France ?

La dématérialisation des factures est devenue un enjeu clé en France pour plusieurs raisons :

• Gain financier : Le coût de traitement manuel d’une facture papier est estimé à 13 € en comptant le papier, l’impression, l’enveloppe, l’affranchissement et son stockage physique. A cela se rajoute, les pertes de temps liées aux recherches de factures mal classées, à la reproduction d’un duplicata de facture. Si vous multipliez par le nombre de factures mensuelles que vous réalisez, cela vous donne une idée du montant de dépense que cela représente en pour votre entreprise. En passant à la facturation électronique, vous divisez par 2 vos dépenses.
• Réduction de l’impact environnemental : la dématérialisation des factures permet de supprimer le papier, l’encre et l’impression, ainsi que le transport des factures.
• Amélioration de la productivité : la dématérialisation des factures permet d’automatiser le traitement des factures, ce qui peut libérer du temps aux employés pour d’autres tâches. Il a été mis en évidence que + de 7% des facturés papier se perdent ce qui induit un travail de recherche, de réédition et de délai supplémentaire de paiement.
• Amélioration de votre trésorerie : en envoyant directement vos factures par voie électronique, vous optimisez les délais de paiement de vos clients. De plus, vous réduisez les délais de règlement de vos litiges éventuels grâce au moteur de recherche qui vous permet de retrouver instantanément vos factures ; De plus, vous pouvez lié dans vos dossiers clients, l’ensemble des transactions (devis, bons de commande, bons de livraison, factures)
• Réduction de l’espace de stockage : La législation requiert une durée de conservation de 10 ans pour les documents comptables. En passant à la dématérialisation de factures, l’archivage devient numérique et l’espace physique de stockage est supprimé permettant d’allouer cet espace à des bureaux par exemple ou de diminuer l’espace global de vos bureaux dans le cadre d’un bail en location.
• Amélioration de la sécurité : la dématérialisation des factures permet de simplifier et d’automatiser le processus de traitement des factures. Elle permet également de sécuriser les factures, en les protégeant contre la perte ou la falsification.
• Réponse à une obligation légale : Le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique, demande à toutes les grandes entreprises assujetties à la TVA de recevoir leurs factures électroniques de leurs fournisseurs au plus tard le 1^er septembre 2026 sous format électronique  et d’émettre leurs factures auprès de leurs clients au plus tard au 1^er septembre 2026  pour les grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire (ETI), puis aux petites et moyennes entreprises (PME) et aux microentreprises (ME) à partir du 1er septembre 2027.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

La mise en place de la dématérialisation des factures nécessite une préparation en amont. Les entreprises doivent notamment :

• Choisir un format de facture électronique. Le format électronique le plus utilisé en France est le format PDF.
• Choisir une solution de dématérialisation. Il existe de nombreuses solutions de dématérialisation sur le marché. Il est important de choisir une solution qui réponde aux besoins de l’entreprise.
• Former les collaborateurs. La mise en place de la dématérialisation des factures nécessite une formation des collaborateurs.

Oprint est à même de vous accompagner dans le conseil, la mise en place d’une solution opérationnelle et de former vos collaborateurs.

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